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中途採用研究所

支店の採用では面接に立ち会うことができません。どんな準備が必要?

広域に拠点展開する企業でよく耳にするのが、「人事担当者が拠点採用の面接に立ち会えない」というお悩みです。拠点の責任者に面接を任せて大丈夫なのか、任せるために何をすべきか、いろいろ不安もあるのではないでしょうか?

ここでは、本部の人事担当者が支店面接に同席できないなど、拠点採用でありがちな課題点や、解決のために準備したいことを紹介します。

<課題と背景>

まずは、拠点採用における主な課題と、その背景を紹介します。

拠点面接者は、他業務と兼務であることが多い

人事部門に全拠点を統括するマンパワーがない場合や、拠点まで出向くのが非効率な場合は、拠点の責任者に面接を任せることになります。具体的には、新卒採用よりも中途採用やパート・アルバイト採用でそうした対応になりやすいようです。
そもそも拠点採用における面接担当者は、営業や開発といった別業務の責任者を兼ねていることがほとんど。本来業務が多忙になれば、どうしてもそちらを優先せざるを得ません。結果、採用活動がおろそかになるなどの問題が起こりがちです。

選考基準の曖昧さによる失敗

選考基準が拠点でまちまちになるのも、大きな問題です。本部の人事担当者が同席できなくとも、採用目標や選考基準が明確化されていれば、ある程度の信頼をもって拠点に面接を委ねられるかもしれません。しかし実際には、各拠点の採用責任者それぞれの基準で採用活動が行われている場合も多いようです。
前述の通り、拠点担当者は他業務との兼任が多いです。現場に近い存在であるがゆえに、選考基準が属人的になってしまうリスクもあります。「企業が求める人材」ではなく「その支店、あるいは拠点担当者が求める人材」となってしまうでしょう。

このように、選考基準が曖昧であったりする場合は注意が必要です。歩留まりの低下や、求める人材と採用する人材とのズレ、本当に欲しいと思う人材を取り逃す等の可能性もあります。

採用手順が統一されていない

拠点で応募から採用まで行う場合は、採用手順の確認・整理がキチンとなされていないことがあります。万一、拠点での選考活動で不手際が生じた場合、その採用に支障をきたすだけでなく、企業全体のイメージダウンにもつながりかねません。また、応募者からのメール対応や電話応対時のケアレスミスにも要注意。不注意によって優秀な人材を逃してはもったいないですよね。企業側も応募者から選考されているのだ、という意識を持ち、採用手順を統一しておきたいものです。

▼採用手順の一例

  1. 書類選考(提出書類は?確認・読み取るポイントは?)
  2. 筆記試験(何を推し量るため?科目は?自作?購入?)
  3. 面接(何を見極めるか?何を伝えるか?誰が?いつ?)
  4. 内定・条件提示(給与・待遇はどこまで要望に応える?入社時期は?

■予算管理がしにくい

複数の拠点でそれぞれ採用活動を展開している場合、独自判断で求人媒体を決めたり、人材紹介会社や人材派遣会社、求人広告会社を選定したりしていませんか? この場合は情報収集や価格交渉力が属人的になってしまい、効果的に予算を使っているかの判断がつきにくくなります。特に、複数拠点を抱える企業では、全拠点を見渡して予算を管理したり採用戦略を立てたりするのが困難になってしまいます。

解決策

上記の課題に対する解決策を紹介します。

拠点対応可能なエージェントを利用する

効率的な投資で、より良い採用活動を行うには、拠点対応が可能な採用メディア運営会社・広告代理店を利用するという方法が考えられます。
求人広告の掲載発注口座をひとつにすることで、価格交渉力がアップ。さらに、求める人物像や採用コンセプトを統一することで、採用広報を通して企業ブランドを高められるという副次的効果も期待できます。

採用メディア運営会社や採用関連の広告代理店は、求人広告を取り扱うだけではなく、膨大に蓄積された採用データや豊富なノウハウを持ち合わせています。必要に応じて情報を提供してもらったり、「応募者を増やすには」などのアドバイスを求めたりしながら、拠点の採用活動を充実させることができるでしょう。

募集~応募受付のフローを一元化する

▼募集~応募受付のフロー

複数拠点で同時に採用活動を行う場合や、短期間に大量のアルバイト・パートを採用しなくてはならない場合に活用したいのが、採用業務代行業者へのアウトソーシングです。採用業務の中でも特に手間のかかってやっかいなのが募集~応募受付のフローですが、アウトソーサーを利用してデータベース集約すれば、拠点採用においても応募者情報の確認や選考の進捗管理がしやすくなります。
採用業務代行業者の中には、最終面接など採用判断に関わる以外の採用業務すべてを依頼することができるところもあるので、他業務と兼務する拠点担当者にとっては、大きな負担軽減が見込めます。

選考基準を言語化・統一化する

選考の公平性を保ち、本当に求める人材を採用するためにも、企業としての選考基準を明確にしておきましょう。選考基準があいまいだと、面接官の個人的な印象や評価に左右されやすく、企業ビジョンにマッチした人材を適切に選ぶことができないかもしれません。
選考基準の作成にあたっては、企業ビジョンと連関する人物像を業務上の行動レベルまで言語化しておくことが重要。感覚的な選考基準ではなく実際の業務まで落とし込んで言語化することによって、「こんな人材が欲しい」という姿を明確に共有することができ、面接でのコンピテンシー見極めがしやすくなります。

面接官のスキルアップを図る

もちろん、選考基準を明確に定めたとしても、それだけでは不十分。採用を成功させるには、面接官の選定やその人材育成も重要なポイントです。
面接とは応募者が自社の求める人物像かどうかを判断し、他社に流れないようにする重要な場面といえます。しかし、実際に拠点担当者レベルで面接スキルをきちんと学んでいる人は、あまり多くありません。
人事担当が拠点面接に立ち会えないことが多い企業であればあるほど、拠点の面接担当者を対象にした研修や面接ロープレを実施しておきたいものです。

その他の解決策・アドバイス

その他、以下のような方法も有効です。

ビデオ通話による遠隔面接

遠隔面接が可能なビデオ通話は、複数拠点や地方拠点の採用に活用できる有効なツールです。最近は画質も向上しており、目の前で面接しているのとあまり変わらないことから、事前選考のひとつとして導入する企業も増えているようです。
ビデオ通話面接は、複数拠点を抱える人事担当者の負担を軽減し、効率化を図れるだけでなく、応募者側にも移動時間や費用の面でメリットがあることは間違いありません。

ただし、ビデオ通話面接は応募者自身がその操作に慣れていることが前提となるため、ビデオ通話慣れしていない人からは敬遠される可能性もあり、注意が必要です。

拠点合同の説明会、選考会

拠点が比較的近い地域にある場合は、合同で採用活動を行うのもひとつの方法です。一時期に採用をまとめて行うことで、時間的・費用的な合理化を図ることができます。合同で行うことによって延べ応募者数が増え、選考会自体が活性化することも期待できます。

企業側の本気度を伝える

ここまでは、「人事担当者が拠点面接に立ち会えない場合」について紹介してきましたが、場合によっては「積極的に直接面接すべき」というケースもあります。
例えば、高度スキルや深い経験を求める採用案件では、競合が多く採用難易度も高くなるので、むしろ積極的に本部の人事担当者が出向くなど、直接面接を前提にする必要性が高くなるでしょう。または、交通費を自社負担してでも応募者に本社面接を促すなどして、企業側の「本気度」を伝えるのも有効です。


漠然と「とにかく良い人材が欲しい!」と願うだけでは、人材採用は成功しません。ましてや複数拠点であれば、スムーズな採用活動は難しいもの。そして、多くの企業の人事部門は同じような悩みを抱えています。採用活動を始める前に準備できることは準備し、課題解決策を検討してから、採用活動を進めていくのがベターです。