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新卒採用研究所

複数拠点の採用はどうしたらいい?

新卒採用担当者の中に、このような経験をした方はいませんか? 「複数の拠点があるけれど、どう採用すればいいのかわからない」「拠点によって採用基準がバラバラ」「予算管理が難しくて困っている」……等々。

実は、これらのお悩みは多くの企業の採用担当者が経験していることなのです。本コラムでは、その問題の解決策について紹介します。

課題と背景

複数拠点の新卒採用によくある課題と、その背景を紹介します。

ケース1・予算管理がうまくいかない

複数拠点の採用がスムーズにいかない要因で最も典型的なのが、「拠点それぞれの判断で新卒採用が行われている」という状況です。どんな媒体に求人広告を出せば効果的なのか、どのエージェントに依頼したらいいのかなど、採用に関わる情報収集から価格交渉に至るまで、属人的になっているケースが多いようです。
地域事情に合った方法を考慮することはできても、拠点任せでは全拠点の予算管理ができません。また、拠点主導の属人的な方法は、「自社が欲しい人材」ではなく、「拠点担当者が欲しい人材」になってしまう恐れもあります。

ケース2・採用の手順が統一されていない

拠点それぞれに応募・受付を行う場合は、採用手順についてもその拠点なりのやり方で流れてしまいがち。採用手順が拠点によってバラバラだと、応募者情報をデータ化しにくい上、全拠点を見渡して採用戦略を立てることが難しくなります。応募者へのメール対応や電話応対の手順は明確になっていますか? 応募~選考~内定~入社までのフローや歩留まりはキチンと把握できていますか? 履歴書やエントリーシートなどの取り扱いマニュアルは作成していますか?
選考に関する不手際や不注意によって優秀な人材を逃したとしたら、それは企業にとって大きな損失となります。「企業も応募者に選考されている」という意識をもつことが大切でしょう。

ケース3・選考基準がまちまち

拠点それぞれに採用の責任者が存在する場合、選考基準がまちまちだったり、評価すべき点がコロコロ変わったりする……というのはよく聞く話。明確な選考基準が設けられていない拠点は論外ですが、選考基準があっても定義が曖昧だったりすると採用はうまくいきません。かといって、高望みして選考基準を厳しく設定してしまうと、その拠点だけが採用できない、という事態も考えられます。選考基準が曖昧な拠点は、歩留まりの低下を招いたり、本当に欲しい人材を見逃したりして、結果的に採用活動が非効率になることを知っておきましょう。

ケース4・マンパワー不足

採用に携わる絶対的人数が足りない場合は、思うような活動ができなくなります。全国各地で採用活動を行いたくても、マンパワー不足では実施日程や回数を制限せざるを得ません。また、タイトなスケジュールで採用しなければならない場合や、一気に大量採用を考えている場合なども、募集から応募受付に至る作業が膨大になり、せっかくの応募者に対しても管理やフォローが行き届かなくなります。

解決方法

複数拠点に関する課題には、以下のような方法で対処しましょう。

採用メディア運営会社や、広告代理店を利用しよう

採用メディア運営会社や採用関連の広告代理店は、単に、求人媒体のスペースを販売しているだけではありません。豊富な採用ノウハウに基づき、サービスを提供していますので、その情報力を活用することは大きな武器となります。
例えば、過去の膨大な採用データを基に、地域・時期・業種・職種・給与・その他の諸条件による応募数の分析などが可能。募集の際の賃金相場や採用競合についてアドバイスを求めたり、「応募数が集まらない」などの場面で解決策を相談したりできるので、採用担当者が主業務に専念できるという利点が生まれます。
拠点対応が可能なエージェントを利用し、掲載発注口座を一本化すれば、価格交渉の面でもメリット大。また、デザインやキャッチフレーズ等の制作を通じて、自社の求める人物像や採用コンセプトを統一させ、ブランディングを図るという副次的効果も期待できます。

複数拠点採用を一元管理する専門サービスもある

複数拠点で同時に採用活動を行う場合や、短期間に大量のアルバイト・パートを採用しなくてはならない場合などは、非常に高度なノウハウが求められます。こうした際に効果的なのが、「アルバイト・パート採用代行/コンサルティングサービス」です。
複数拠点や全国に渡る採用にも対応しており、最終面接と採用ジャッジを除くほぼすべての採用業務をこなしてくれる、採用のアウトソーサーです。人的対応に限らず、同時募集や大量募集の際にもっとも手間のかかる応募者の管理も依頼可能なので、業務がグンと効率化されます。
専門サービスを利用することによって採用担当者の負担を軽減することはもちろん、採用プロセスの見直しや業務改善に目を向けられるのも魅力です。

■選考基準を言語化・統一化する

複数拠点に限らず単拠点の企業であっても、人事担当者が複数いれば選考基準にばらつきが出やすいものです。また、過去の選考基準と現在の企業が求める人材像が徐々にズレがあると、結果的に「今欲しい人材」を採用しきれなくなります。選考の公平性を保ち、求める人材を獲得するためにも、明確な選考基準を設定しましょう。明確な選考基準を作成するには、まず企業ビジョンや求める人材像について、感覚ではなく的確な言葉で「言語化」することが重要。実際の業務で想定される行動レベルまで言語化することによって、望ましいと思う人材の姿が明確になり、面接でのコンピテンシー見極めも可能になります。
また、選考基準を明確化できても、それだけでは不十分。より良い採用を実行するには、適切な面接官の選定や面接官となる人材育成も重要な要素となります。

その他の解決策・アドバイス

ビデオ通話による遠隔面接

近年は「ビデオ通話面接」を導入する企業も増えてきました。遠隔面接が可能なビデオ通話は、複数拠点や地方拠点の採用に活用できる有効なツールであり、直接面接する前の事前選考にもなります。ビデオ通話面接は、複数拠点を抱える採用担当者の業務負担を軽減するだけでなく、応募者にとっても移動時間や交通費がかからないので、双方にメリットがある方法といえるでしょう。最近は画質や音声もクリアになってきており、直接対面とあまり変わらないと感じるかもしれません。
ただし、ビデオ通話面接は応募者自身がその操作に慣れていることが前提となるため、ビデオ通話慣れしていない人からは敬遠される可能性もあり、注意が必要です。

拠点合同の説明会、選考会

拠点が比較的近い地域にある場合は、合同で採用活動を行うのもひとつの方法です。一時期に採用をまとめれば、時間的にも費用的にも効率が良くなり、イベント自体も合同で実施することによって参加人数が増えるなど活性化が期待できます。


複数拠点の新卒採用は、珍しいことではありません。むしろ、ほとんどの企業が複数拠点での採用を実施しており、同じような悩みを抱えていると思われます。しかし、事前に対策を講じることで、複数拠点ならではのお悩みも解決可能。新卒採用を成功させるためにも、まずは現状の問題点や課題点をクリアにした上で採用活動に取り組んで行きましょう。